A importância do follow-up nos comunicados de imprensa e os resultados transformadores desta prática essencial para qualquer estratégia de comunicação eficaz.
Lançar um comunicado de imprensa é como plantar uma semente: sem o cuidado e a atenção adequados, é improvável que este cresça e floresça. Num mundo onde milhares de comunicados de imprensa são enviados diariamente, a verdadeira batalha é garantir que o teu não se perca na confusão.
Aqui entra em jogo a importância crucial do follow-up! Vamos explorar o impacto transformador desta prática, destacando dados e estudos que comprovam a sua eficácia, e oferece um guia prático sobre como maximizar os resultados dos seus comunicados de imprensa através de um processo de follow-up estratégico.
A Importância do Follow-Up: Os Dados que Falam por Si
O estudo da PR Newswire mostra que apenas cerca de 3% dos comunicados de imprensa resultam em cobertura mediática sem qualquer tipo de acompanhamento após o seu envio. Este número dispara para 20% quando um follow-up eficaz é realizado. Estes dados sublinham a importância desta prática para qualquer profissional de comunicação.
O Que é um Follow-Up?
É uma ação de acompanhamento realizada após o envio do comunicado de imprensa. Pode ser um e-mail, uma chamada telefónica ou até uma mensagem nas redes sociais, cujo objetivo é reforçar a mensagem do comunicado, esclarecer dúvidas e incentivar a sua publicação.
Quem Deve Realizar o Follow-Up?
Este deve ser realizado pelo responsável de comunicação ou pelo assessor de imprensa. É crucial que esta pessoa tenha um bom conhecimento do conteúdo do comunicado e esteja preparada para responder a questões adicionais que os jornalistas possam ter.
Quando Realizar o Follow-Up?
O timing é tudo. O follow-up deve ser feito de 24 a 48 horas após o envio do comunicado. Esta janela de tempo é ideal porque permite que o jornalista tenha tido tempo para ler o comunicado, mas ainda não o tenha esquecido.
Por Onde Realizar o Follow-Up?
O follow-up pode ser feito através de diversos canais: e-mail, telefone ou redes sociais. A escolha do canal deve depender da preferência do jornalista e do tipo de relação que já existe com ele.
Porquê Realizar o Follow-Up?
Realizar um acompanhamento do envio de um comunicado de imprensa demonstra profissionalismo e dedicação. Mostra que está verdadeiramente interessado na cobertura do seu comunicado e disposto a facilitar o trabalho do jornalista. Além disso, um follow-up eficaz pode ajudar a esclarecer qualquer dúvida ou informação adicional que possa ser necessária para que o comunicado seja publicado.
Benefícios de um Follow-Up Eficaz
Aumento da Taxa de Publicação
O follow-up pode aumentar significativamente a taxa de publicação dos comunicados de imprensa. Como mencionado anteriormente, a taxa de sucesso pode aumentar até 17% apenas com um simples acompanhamento.
Construção de Relacionamentos Duradouros
Um acompanhamento de informação mediática eficaz ajuda a construir e fortalecer relações com jornalistas e editores. Estas relações são valiosas a longo prazo, permitindo que os futuros comunicados tenham uma probabilidade maior de serem lidos e publicados.
Feedback Valioso
Ao realizar um follow-up, pode obter feedback direto dos jornalistas sobre o comunicado de imprensa. Esta informação é inestimável para melhorar a qualidade e a relevância dos futuros comunicados.
Clareza e Precisão
Os jornalistas podem ter dúvidas ou necessitar de informações adicionais. O follow-up oferece a oportunidade de clarificar qualquer ponto, garantindo que a mensagem do comunicado seja transmitida com precisão e ainda se possa disponibilizar informação adicional, ou mesmo conteúdos únicos e personalizados.
Diferenciação da Concorrência
Num mar de comunicados de imprensa, o follow-up é uma maneira eficaz de se destacar. Mostre que está disposto a ir além do envio inicial e que valoriza a relação com a imprensa.
Estratégias para um Follow-Up Eficaz
Personalização
Evite os e-mails genéricos. Personalize o follow-up referindo o nome do jornalista e mencionando algo específico sobre o seu trabalho ou sobre o comunicado que foi enviado. Isto mostra que se preocupa e que dedicou tempo a compreender o perfil do jornalista.
Clareza e Brevidade
Mantenha o tempo desta atividade curta e direta ao ponto. Destaque os aspetos mais importantes do comunicado e ofereça-se para fornecer qualquer informação adicional que possa ser necessária.
Persistência Sem Ser Invasivo
Há uma linha ténue entre ser persistente e ser invasivo. Se não receber resposta ao primeiro contacto, é aceitável enviar um segundo lembrete alguns dias depois. No entanto, evite bombardear o jornalista com múltiplos e-mails ou chamadas.
Oferecer Algo de Valor
Sempre que possível, tente oferecer algo de valor no follow-up. Pode ser um acesso exclusivo a informações adicionais, uma entrevista com uma figura importante, ou um convite para um evento. Isto aumenta a probabilidade de o jornalista prestar atenção ao comunicado.
Transformar Comunicados em Notícias
O follow-up é uma ferramenta poderosa e muitas vezes subestimada no arsenal de qualquer profissional de comunicação. Quando bem executado, pode transformar um simples comunicado de imprensa numa notícia de destaque. Para maximizar os resultados, é essencial realizar sempre um follow-up personalizado, claro, e persistente, mas sempre com respeito pelo tempo e pelas preferências dos jornalistas.
Ao investir tempo e esforço num follow-up eficaz, não só aumenta a visibilidade dos seus comunicados de imprensa, mas também constrói relações valiosas e duradouras com a imprensa. Em última análise, este tipo de atividade não é apenas mais uma tarefa adicional, mas sim uma parte integral do processo de comunicação que pode determinar o sucesso ou o fracasso das suas iniciativas de imprensa.