Descubra o que é uma conferência de imprensa e como promovê-la eficazmente, desde o planeamento até a interação com os media, garantindo o seu sucesso.
As conferências de imprensa são uma tática fundamental na panóplia de ações ao dispor da comunicação das empresas, governos e organizações. Elas oferecem uma oportunidade para anunciar notícias importantes, lançar produtos, esclarecer crises ou simplesmente aumentar a visibilidade de uma entidade. Neste artigo, exploraremos o que é uma conferência de imprensa e os cuidados essenciais na sua promoção para garantir o seu sucesso.
Uma conferência de imprensa é um evento organizado onde representantes dos orgãos de comunicação social são convidados para receber informações e fazer perguntas diretamente a porta-vozes ou líderes de uma organização. O objetivo principal é disseminar uma mensagem de forma rápida e eficiente através dos meios de comunicação, aproveitando o seu alcance e credibilidade.
Estrutura de uma Conferência de Imprensa
- Convite à Imprensa: Jornalistas, repórteres e outros profissionais dos media são convidados através de convites formais, que podem ser acompanhados de um press release a detalhar o propósito do evento.
- Local e Infraestrutura: O evento pode ser realizado num local físico, como um auditório ou sala de conferências, ou virtualmente, via plataformas de videoconferência. Em qualquer uma das situações é importante ter em conta a infraestrutura tecnológica e audiovisual de modo a que tudo esteja a funcionar perfeitamente. Além disso deverá ter em conta a disponibilização de catering para apoio dos participantes.
- Receção de participantes: Seja numa conferência de imprensa presencial ou online deverá efetuar a receção dos participantes, confirmando os seus dados e necessidades pré-evento que possam ter interesse, de modo a poder satisfazer a essas necessidades em tempo útil.
- Abertura e Boas Vindas: Um mediador geralmente inicia a conferência, apresentando os principais porta-vozes e resumindo o tema do evento.
- Declaração Principal: O(s) porta-voz(es) fazem uma declaração ou apresentação, fornecendo as informações principais que motivaram a conferência.
- Sessão de Perguntas e Respostas: Os jornalistas têm a oportunidade de fazer perguntas para obter mais detalhes e esclarecimentos.
- Encerramento: O mediador encerra o evento, agradecendo a presença de todos e informando sobre possíveis materiais de apoio, como press kits ou comunicados adicionais.
Cuidados a ter em conta na Promoção de uma Conferência de Imprensa
A promoção eficaz de uma conferência de imprensa é crucial para garantir que a mensagem chegue ao público desejado e que o evento seja bem-sucedido. Aqui estão alguns cuidados essenciais a ter em conta:
- Planeamento Antecipado
- Definição de Objetivos: Clarifique os objetivos da conferência. O que espera alcançar? Informar o público sobre um novo produto, gerir uma crise ou melhorar a imagem da organização?
- Escolha do Local: Se for um evento físico, escolha um local acessível e adequado ao número de convidados esperados. Para eventos virtuais, certifique-se que a plataforma selecionada suporta a quantidade de participantes esperados.
- Comunicação Eficaz com os Media
- Press Release: Envie um press release claro e informativo com antecedência. Inclua os detalhes do evento, como data, hora, local (ou link de acesso), e o propósito da conferência.
- Convites Personalizados: Convide os jornalistas de maneira personalizada. Identifique os orgãos de comunicação social mais relevantes para o seu público-alvo e envie convites que destacam a importância do evento.
- Preparação dos Porta-Vozes
- Media Training: Treine os porta-vozes para lidar com a imprensa. Eles devem estar preparados para responder a perguntas difíceis e manter a mensagem chave clara.
- Mensagens-Chave: Defina e ensaie as mensagens-chave que quer transmitir. Essas mensagens devem ser concisas e alinhadas com os objetivos do evento.
- Aspectos Logísticos
- Equipamentos: Verifique todos os equipamentos de áudio e vídeo com antecedência. Certifique-se que há técnicos disponíveis para resolver quaisquer problemas que possam surgir.
- Materiais de Apoio: Prepare os materiais de apoio como press kits, brochuras, e apresentações com antecedência. Estes materiais devem estar disponíveis quer fisicamente quer digitalmente.
- Relacionamento com o Público
- Interação: Planeie um ou vários momentos para interação, onde os jornalistas possam fazer perguntas ou ter momentos em separado para questões mais específicas e exclusivas. Esta sessão deve ser bem moderada para garantir que todas as questões importantes sejam abordadas.
- Follow-Up: Após a conferência, envie um follow-up para os participantes. Disponibilize gravações, transcrições e quaisquer materiais adicionais que possam ser úteis para suas reportagens.
- Divulgação Pós-Evento
- Comunicados Adicionais: Envie comunicados de imprensa adicionais com os pontos destacados durante a conferência e informações relevantes que possam ter surgido.
- Redes Sociais: Use as redes sociais para compartilhar os momentos mais relevantes do evento, citando frases importantes dos porta-vozes e disponibilizando trechos da sessão de perguntas e respostas.
